Loonsanctie voorkomen: 10 dossierfouten die UWV wél ziet

Loonsanctie voorkomen: 10 dossierfouten die UWV wél ziet

Een loonsanctie voorkom je door de gaten te dichten die UWV bij de RIV-toets in het re-integratiedossier ziet, terwijl het traject nog loopt. UWV weegt of de inspanningen tijdig, logisch en aantoonbaar waren. De tien fouten hieronder zijn die gaten: van een gemiste eerstejaarsevaluatie tot verslagen zonder datum of afspraak. Een tijdig arbeidsdeskundig onderzoek dicht er een deel van, vooral de weging van eigen werk, ander werk intern en spoor 2.

Blijkt de re-integratie-inspanning onvoldoende, dan kan de loondoorbetalingsplicht met maximaal 52 weken (een jaar) worden verlengd. Deze checklist is er om dat vóór de WIA-aanvraag te zien.

Wat dit artikel wel en niet is

Dit is een dossierchecklist voor casemanagers en HR die een arbeidsdeskundig onderzoek overwegen. Tien punten in het re-integratieverslag, met per punt wat UWV tegenkomt, wat je doet, en waar het onderzoek helpt. Het onderzoek is één van de herstelacties, niet het hele dossier.

De drie kwaliteitspoorten in het rapport zelf (aansluiting op de bedrijfsarts, documentatie bij afwijking, onderbouwing van spoor 2) staan in de checklist uit recente rechtspraak. De kaart van het cluster staat in de gids arbeidsdeskundig onderzoek. De termijnen zelf staan in de Wet Poortwachter-tijdlijn.

Dit stuk stopt bij de RIV-toets. Wat je doet nadat een sanctie al is opgelegd, is een ander traject.

De tien dossierfouten

Lees het dossier alsof UWV het bij de WIA-aanvraag opent. Per fout: wat daar opvalt, wat je doet, en waar een arbeidsdeskundig onderzoek de gap dicht.

1. Geen of te late eerstejaarsevaluatie, of een Plan van aanpak dat stilstaat

Wat UWV ziet. De eerstejaars-evaluatie rond week 42 tot 52 ontbreekt, of het Plan van aanpak (vanaf ongeveer week 8) is niet bijgesteld terwijl uren, taken of perspectief wel veranderden.

Wat je doet. Plan de evaluatie als ijkpunt, niet als startdatum van het denken. Werk het plan bij met datum, afspraak en eigenaar. De tijdlijn: Poortwachter-tijdlijn.

Waar het onderzoek helpt. Het rapport levert de inhoudelijke weging die de evaluatie nodig heeft (eigen werk, intern, spoor 2). Het vervangt het Plan van aanpak niet.

2. Verouderde FML of IZP, of geen actuele belastbaarheid vóór de keuzes

Wat UWV ziet. Uren, taken of een spoor-2-keuze die niet meer passen bij het laatste oordeel van de bedrijfsarts. Het dossier beschrijft een eerdere fase.

Wat je doet. Vraag actualisatie vóór je de keuze vastlegt, zodra herstel, terugval, uren of taken wezenlijk zijn veranderd. Er is geen vaste wettelijke houdbaarheidsdatum. Actueel betekent: het document dekt de situatie van nu. Wanneer je wacht: belastbaarheid verouderd.

Waar het onderzoek helpt. De arbeidsdeskundige stelt geen nieuwe FML of IZP op. Zonder actueel kader is de weging een toets van gisteren. Eerst de bedrijfsarts, daarna het onderzoek.

3. Arbeidsdeskundig onderzoek te laat, of zonder heldere vraagstelling

Wat UWV ziet. Een rapport dat alleen eigen werk behandelt terwijl de echte vraag intern werk of spoor 2 was. Of een onderzoek dat pas start als de WIA-aanvraag al in zicht is, terwijl de twijfel eerder bestond.

Wat je doet. Zet de vraag op papier: past eigen werk nog, is ander werk intern reëel, of is spoor 2 aan de orde? Week 42 tot 52 is een ijkpunt, geen startsein. Timing: wanneer na 1 jaar ziekte, en wanneer eerder.

Waar het onderzoek helpt. Dit is de opdracht van het onderzoek. Een vage vraag levert een rapport dat het dossier niet dekt. De rol en de grens (geen diagnose, geen casemanagement) staan in de gids.

4. Spoor 1 niet aantoonbaar onderzocht

Wat UWV ziet. De zin "geen passend werk intern", zonder de plekken die je hebt bekeken. Of een organogram zonder uren, taken of leidinggevende.

Wat je doet. Noem de reële interne plekken en toets ze aan belastbaarheid, opleiding en ervaring. Zijn ze er niet, leg dat eerlijk vast, met waarom. Een lege belofte van "we kijken nog wel" is geen onderzoek.

Waar het onderzoek helpt. Het rapport is de plek waar die weging toetsbaar wordt: welke plekken zijn afgezet tegen de FML of het IZP, en welke conclusie volgt daaruit.

5. Spoor 2 te laat gestart, of een advies dat blijft liggen

Wat UWV ziet. Een advies om spoor 2 te starten, en daarna weken zonder startdatum. Of wachten tot spoor 1 "afgerond" is terwijl intern perspectief al ontbrak.

Wat je doet. Zodra terugkeer intern geen structureel perspectief meer heeft, start je spoor 2 zo spoedig mogelijk. De Werkwijzer Poortwachter (versie 1 augustus 2022), zoals in de rechtspraak hieronder aangehaald, noemt als uiterste start zes weken na de eerstejaarsevaluatie. Dat is een uiterste in die situatie, geen wachtdatum. Spoor 1 hoeft niet eerst administratief dicht: spoor 2 starten zonder spoor 1 afgerond.

Waar het onderzoek helpt. Het rapport geeft de reden en het moment. HR of de casemanager zet de startdatum en de opdracht erop. Een advies dat in de la blijft, telt later als stilstand.

6. Zoekprofiel spoor 2 past niet bij de belastbaarheid van toen

Wat UWV ziet. Functies in het zoekprofiel die zwaarder, prikkelrijker of anders zijn dan de FML of het IZP van dat moment. Of een profiel dat hoopt op later herstel, zonder die hoop te toetsen.

Wat je doet. Leg het profiel naast het kader van toen. Wijzigt de belastbaarheid, werk het profiel bij. Noteer de datum van het kader en de datum van het profiel.

Waar het onderzoek helpt. De conclusie welk werk past, is de toets. Het zoekprofiel hoort daarbij aan te sluiten, niet ernaast te bestaan.

7. Advies van arbeidsdeskundige of bedrijfsarts niet opgevolgd, zonder reden

Wat UWV ziet. Een advies in het dossier, en daarna een andere koers, zonder vastgelegde reden. Of de zin dat de coach of de arts is gevolgd, terwijl het advies en de uitvoering uit elkaar lopen.

Wat je doet. Voer het advies uit, of leg vast waarom niet: nieuwe belastbaarheid, een plek die wegviel, een medische bijstelling. Noem datum en wie besloot.

Waar het onderzoek helpt. Het rapport adviseert. De opvolging blijft bij werkgever en werknemer. In de uitspraken hieronder was "wij volgden het advies" geen deugdelijke grond toen dat advies niet aansloot op de belastbaarheid of te laat werd uitgevoerd. De RIV-toets blijft een arbeidskundige toets. Stand van een wetsvoorstel over de bedrijfsarts: RIV-toets, bedrijfsarts leidend. Dat voorstel is nog geen geldend recht.

8. Werknemerszienswijze of inzage ontbreekt

Wat UWV ziet. Een rapport of een plan waarin de feiten staan, zonder dat de werknemer ze heeft kunnen zien of corrigeren.

Wat je doet. Geef inzage in het concept. Leg de zienswijze op de feiten vast (functie, uren, taken, reistijd, interne plekken). Het oordeel herschrijf je niet omdat de uitkomst ongelegen komt.

Waar het onderzoek helpt. Een zorgvuldig onderzoek heeft die stap in het rapport. Dezelfde gewoonte hoort bij het Plan van aanpak en de evaluatie, anders blijft alleen het rapport "netjes" en de rest van het dossier niet.

9. Verslagen te vaag: geen datum, geen afspraak, geen opvolging

Wat UWV ziet. "Gesproken, gaat de goede kant op." Geen datum, geen aanwezigen, geen afspraak, geen regel over wat er daarna gebeurde.

Wat je doet. Per contact: datum, wie, wat is afgesproken, wanneer je opvolgt, en of dat is gebeurd. Drie regels met feiten zijn bruikbaarder dan een bladzijde sfeer.

Waar het onderzoek helpt. Beperkt. Het rapport is een momentopname, geen vervanging van de gespreksverslagen eromheen. Die verslagen laten zien dat de momentopname in een lopend traject staat.

10. Het RIV-dossier pas vlak voor de WIA "op orde" gemaakt

Wat UWV ziet. Een map die rond de WIA-aanvraag ineens compleet oogt, terwijl de tussenstappen in de maanden ervoor ontbreken. Tijdigheid is onderdeel van de toets, niet alleen de eindstand.

Wat je doet. Houd evaluatie, plan, kader van de bedrijfsarts, spoor 1, spoor 2 en verslagen bij op het moment dat ze spelen. Een inhaalslag vlak voor de aanvraag laat de gaten in de tijdlijn zien. Wat de RIV-toets weegt: RIV-toets van UWV.

Waar het onderzoek helpt. Een laat rapport is een actuele foto. Het is geen bewijs dat je het jaar ervoor tijdig handelde. Beter laat dan leeg, en beter doorlopend dan laat.

Twee uitspraken, als illustratie

Twee openbare uitspraken uit 2026 laten zien hoe dunne onderbouwing later weegt. ECLI:NL:CRVB:2026:834 (Centrale Raad van Beroep, 18 juni 2026) en ECLI:NL:RBGEL:2026:6466 (Rechtbank Gelderland, 19 augustus 2026, eerste aanleg). Ze zijn feitengebonden. Dit is geen juridisch advies en geen samenvatting van het vonnis. De kwaliteitspoorten in het rapport zelf, inclusief hoe die uitspraken daarop liggen, staan in de checklist arbeidsdeskundig rapport.

Waar het arbeidsdeskundig onderzoek de gaten dicht

Het onderzoek maakt de arbeidskundige weging toetsbaar: eigen werk, ander werk intern, en of spoor 2 aan de orde is, gegeven een actuele FML of IZP. Dat raakt de fouten 3, 4, 5 en 6 direct, en het geeft de evaluatie (fout 1) iets om op te leunen.

Het onderzoek vervangt niet wat bij HR en de casemanager blijft: het Plan van aanpak bijhouden, de bedrijfsarts om een actueel kader vragen, verslagen met datum en afspraak, inzage, en een startdatum als het advies er ligt. Zonder die laag blijft een goed rapport in een dun dossier liggen.

Werkwijze op één blad: actueel kader, scherpe vraag, reële interne plekken of het eerlijke "die zijn er niet", advies met datum, opvolging of een vastgelegde reden, zienswijze, verslagen die je later nog kunt nalezen.

Offerte of aanmelden

Twijfel je of jouw dossier deze tien punten haalt, en of een onderzoek de weging nu moet leveren? Offerte als je eerst een prijs wilt. Aanmelden als de FML of het IZP en de vraagstelling klaarliggen.

Vrijblijvende offerte · Onderzoek aanmelden · Plan 15 minuten kennismaking

Verder: gids · checklist rapport · Poortwachter-tijdlijn · bedrijfsarts leidend · timing na 1 jaar ziekte · RIV-toets