WIA-aanvraag parallel aan spoor 2: wie coördineert wat?
HR en casemanagers zien in het tweede ziektejaar twee klokken tegelijk. De WIA-aanvraag (vaak week 88 tot 93) en een lopend spoor 2-traject. Die processen kunnen parallel lopen. De vraag is niet of dat mag, maar wie coördineert wat: werkgever, werknemer, arbeidsdeskundige, UWV en de spoor-2-coach. Dit is een rollenkaart voor die overlap, geen landingspagina en geen herhaling van hoe je de aanvraag voorbereidt.
De voorbereiding van de aanvraag zelf staat in WIA-aanvraag voorbereiden. Wanneer spoor 2 volgt uit een onderzoek: wanneer volgt spoor 2. De kaart van het cluster: gids arbeidsdeskundig onderzoek. Hieronder: waarom overlap normaal is, wie welk stuk bezit, en waar dossiers vastlopen.
Waarom ze vaak tegelijk lopen
Spoor 2 start als terugkeer bij de eigen werkgever niet haalbaar is. Dat kan al rond de eerstejaars-evaluatie, of eerder. Zie arbeidsdeskundig onderzoek na 1 jaar ziekte. De WIA-aanvraag hoort later: in de regel tussen ziekteweek 88 en 93, uiterlijk week 93, zodat UWV kan beoordelen vóór het einde van de wachttijd (week 104).
Tussen die momenten lopen beide door. De Wet verbetering poortwachter eist adequate re-integratie-inspanning tijdens de wachttijd. Een WIA-aanvraag indienen is een claim bij UWV. Het is geen pauze van die plicht. Of een arbeidsdeskundig rapport daarbij nodig is, hangt van het dossier af. De wet noemt niet in elk geval letterlijk een onderzoek. UWV toetst later of de weging deugdelijk is. Zie is een arbeidsdeskundig onderzoek verplicht?
Na indiening start de wacht op de beslissing. Die termijn is sinds 1 januari 2026 tijdelijk 16 weken. Dat is wacht op UWV, geen extra voorbereidingstijd en geen excuus om spoor 2 stil te zetten. Uitleg: beslistermijn WIA 16 weken.
Wie doet wat
Vijf rollen, vijf eigenaren. De verwarring ontstaat als iedereen denkt dat een ander de rode draad bewaakt.
| Rol | Eigenaar van | Doet niet |
|---|---|---|
| Werkgever (HR of casemanager namens) | Het proces: Poortwachter-dossier, re-integratieverslag, opdracht aan de arbeidsdeskundige, sturing van spoor 2, tijdigheid | De WIA-beslissing, de FML of het IZP, de dagelijkse coaching |
| Werknemer | Medewerking: re-integratie én de aanvraag, een consistent verhaal in dossier en gesprek | De claim van UWV beoordelen, het rapport herschrijven |
| Arbeidsdeskundige (van de werkgever) | Een momentopname: weging eigen werk, ander werk intern, of waarom spoor 2 nodig is. Een toetsbaar rapport. | Casemanagement, de WIA-beslissing, de FML, de coaching |
| UWV | De claim: eerst de RIV-toets, daarna de inhoudelijke WIA-beoordeling met een eigen verzekeringsarts en arbeidsdeskundige | Het spoor-2-traject van de werkgever runnen |
| Spoor-2-coach | De uitvoering: zoekprofiel, sollicitaties, plaatsing bij een andere werkgever | De WIA-aanvraag indienen, het arbeidsdeskundig rapport overdoen |
UWV nodigt de werknemer doorgaans rond week 88 uit. Werkgever en werknemer bereiden dat samen voor. De werknemer dient de aanvraag in. De werkgever levert het re-integratieverslag. Dat blijft de werkgeverslijn, ook als een coach al weken meeloopt.
Spoor 2 en 3 lopen via Best Match Re-integratie. Dat is uitvoering elders, geen tweede UWV en geen vervanging van het arbeidsdeskundig onderzoek. arbeidsdeskundig.com is het loket om dat onderzoek te begrijpen en aan te vragen. matchvermogen.nl is het bredere adviesmerk van hetzelfde bureau. Dit stuk blijft bij de coördinatie.
Wat UWV later in het rapport wil kunnen volgen, staat in wat zit er in een arbeidsdeskundig rapport: vraagstelling, bronnen, analyse, conclusie, advies. Geen diagnose.
Coördinatievalkuilen
De overlap gaat zelden stuk op de wettekst. Hij gaat stuk op wie wat laat liggen.
- Spoor 2 stopzetten omdat de WIA-aanvraag is verstuurd. UWV weegt later of de zoektocht serieus bleef. Stoppen bij de envelop ziet eruit als opgeven. Zolang de wachttijd van 104 weken loopt, pauzeert de aanvraag die plicht niet. Na week 104 kan de juridische situatie wijzigen (WGA, UWV, eigenrisicodrager). Dat is iets anders dan het traject stilzetten omdat de brief de deur uit is.
- Niemand is proceseigenaar. De arbeidsdeskundige denkt dat de casemanager coördineert. De coach denkt dat UWV het overneemt. HR wacht op de beslissing. Zonder naam op het dossier lopen drie kalenders langs elkaar.
- Rapport en zoekprofiel lopen uit elkaar. Het rapport zegt wat passend is. Het zoekprofiel zoekt iets anders, of rust op een oudere belastbaarheid. Dan hoort eerst actualisatie, niet harder solliciteren op de verkeerde lat.
- De werknemer hoort twee verhalen. De coach zegt: zoek werk. HR zegt: we vragen WIA aan. Beide kunnen waar zijn. Zeg dat hardop: de claim loopt, de zoektocht loopt door, tot iemand met reden anders besluit.
- De arbeidsdeskundige wordt casemanager. Dat is de verkeerde stoel. Een onderzoek is een weging op een moment. De rode draad tussen aanvraag, RIV en coach blijft bij de werkgever.
Wat HR en casemanagers wél doen
- Zet één proceseigenaar op het dossier. Naam, niet een afdeling.
- Zet beide klokken in één overzicht: WIA-aanvraag week 88 tot 93, én de mijlpalen van spoor 2. Geen aparte Excel die niemand ziet.
- Check of het arbeidsdeskundig rapport nog past bij het huidige zoekprofiel. Past het niet, actualiseer. Start geen tweede ronde op een achterhaald kader.
- Zet spoor 2 niet stil tijdens de beslistermijn. Die 16 weken zijn wacht op UWV.
- Bereid de werknemer voor op één verhaal: wat in het dossier staat, moet overeenkomen met wat bij UWV én bij de coach wordt gezegd.
- Ontbreekt de weging van eigen werk, intern werk of spoor 2, dan is dat een arbeidsdeskundige vraag. Geen coachvraag en geen UWV-vraag.
Offerte of aanmelden
Twijfel je of de weging van intern versus elders nog toetsbaar is, of lopen rapport en zoekprofiel uit elkaar: vraag een offerte of meld een onderzoek aan. Dit artikel gaat over wie wat coördineert, niet over de landingspagina.
Vrijblijvende offerte · Onderzoek aanmelden · Plan 15 minuten kennismaking
Verder: beslistermijn WIA 16 weken · wanneer volgt spoor 2 · is het verplicht? · timing na 1 jaar ziekte · gids · wat zit er in een rapport · WIA-aanvraag voorbereiden · spoor 2 zonder spoor 1 afgerond